秘书在开始预订工作之前，先要弄清楚上司的目的地，而且还要知道他们喜欢使用的交通工具。不论秘书是找内部的旅行部还是外面的旅行社预订票和订旅馆，都需要掌握下面的信息。

　　1、 旅行目的地。

　　2、 合适的启程时间(上午、下午、傍晚或者夜间)。

　　3、 合适的中途停留地、到达与出发时间。

　　4、 喜欢的交通工具(飞机、火车或者汽车)。

　　5、 希望的座位等级。

　　6、 是否需要租车或者其他车辆。

　　7、 是否需要往返交通服务。

　　8、 在旅行地希望住什么样的旅馆和房间。

　　9、 是否有特殊旅行或目的地要求，如远程通信设施。

　　秘书在准备预订车票(或机票)的时候，一定要查用最新的时刻表，因为现在有许多季节性的或临时性的车次，稍不留心，就会订不上票。

　　各机关单位和公司对出差的待遇都有不同的规定。比如，按规定飞机的头等舱不是每个出差的人都能乘坐的。因此，秘书在预订车票和机票之前，一定要弄清上司出差时能享受哪一级的待遇。

　　预订票时，最好选择直达。因为出差途中，最麻烦的就是换车，倒来倒去，稍不注意，就会误车误点。所以能直达的就最好不要换车。如果是在大站换车，在时间上一定要安排得宽裕些。

　　为了预防意外，秘书应在上司旅行日程上注明其他交通工具的具体时间，这样上司能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。

　　如果遇票务紧张之时，秘书会采取多种渠道订票，若秘书确认已预订到车票后，一定要记得取消其他预订。

来源：cnduty.com 编辑：雷相会